Как уменьшить размер PowerPoint

Презентации PowerPoint, как правило, содержат большое количество изображений, видео, GIF-файлов, диаграмм и другого визуального контента. Это делает сохраняемые файлы очень большими.

Большие файлы занимают значительный объем дискового пространства и препятствуют отправке файлов по электронной почте. Даже загрузка больших файлов PowerPoint в облачное хранилище, не решит проблем, ведь скачивать, редактировать и запускать большие файлы еще то «удовольствие». Чтобы получить максимальную производительность при работе с файлов PowerPoint, необходимо контролировать размер документа. Существует множество различных способов уменьшить размер PowerPoint.

Как уменьшить размер PowerPoint

В этой статье я собрал все возможные и действующие методы уменьшения размера PowerPoint. Начнем по порядку от самого просто и базисного к сложному.

РЕКОМЕНДУЕМ:
Как использовать Google Документы офлайн

Используйте сторонний редактор для редактирования изображений

Несмотря на то, что PowerPoint дает возможность редактировать изображения презентации в программе, он добавляет дополнительные (иногда лишние) фрагменты информации. Например, если вы измените цвет изображения на черно-белый, файл все равно будет содержать цветное изображение. Если вы редактируете много изображений в PowerPoint, вы можете добавить совсем немного дополнительных данных.

Чтобы внести изменения в изображение, прежде чем вставлять его в презентацию используйте какой-нибудь внешний редактор изображений. Это может быть и Photoshop или какой-нибудь онлайн-редактор изображений. Если вы добавите все изображения до того, как внесете какие-либо изменения, вы можете изменить настройку в PowerPoint, которая не будет добавлять дополнительную информацию.

1. Нажмите «Файл» —> «Сведения».

2. Нажмите «Проверка презентации».

3. Выберите «Инспектор документов».

4. В окне просмотра документов установите флажки как минимум в следующих полях:

• Комментарии, редакции, версии и аннотации
• Свойства документа и личная информация
• Невидимый контент
• Скрытый текст

5. Нажмите «Проверить».

6. После завершения проверки нажмите «Удалить все», чтобы удалить дополнительную информацию, добавленную посредством редактирования изображений.

Уменьшите размер PowerPoint с помощь функцию «Сжать рисунки»

Поскольку изображения занимают много места в презентации PowerPoint, необходимо убедиться, что они настолько малы, насколько это возможно. Для этого нужно либо сжать все изображения, либо те, которые занимают большой размер.

1. Нажмите на вкладку «Файл» и выберите «Обзор».

2. Нажмите «Сервис» в раскрывающемся списке «Сжать рисунки».

5. В поле «Сжать рисунки» выберите нужное разрешение. (150 пикселей на дюйм) Убедитесь, что установлен флажок «Удалить обрезанные области рисунков».

6. Нажмите «ОК».

Чтобы сжать только определенные изображения в презентации:

1. Нажмите на изображение, которое вы хотите сжать.

2. На ленте меню перейдите на вкладку «Инструменты изображения» —> «Формат». Нажмите «Сжать рисунки».

3. В появившемся окне выберите предпочитаемое разрешение в нижней части окна.

4. Убедитесь, что установлен флажок «Удалить обрезанные области изображений».

5. Нажмите «ОК».

Подбирайте оптимальные по размеру изображения

Сжатие изображений — это хороший способ уменьшения размера файла PowerPoint, но эта операция может ухудшить качество изображений. Если вам важно качество, тогда по минимуму сжимайте фотографии, но вместе с этим подбирайте для презентации оптимальный размер изображений.

В идеале изображения должны иметь разрешение не больше 1920×1080 а размер не более 300 − 400 килобайт. Стандартное разрешение для большинства современных мониторов компьютера и проекторов — 1920×1080 пикселей. Если изображение не будет занимать весь слайд, оно может быть еще меньше. К примеру, если вам необходимо вставить изображение примерно на четверть слайда, то разрешение используемой фотографии или рисунка должно быть порядка 800×600 пикселей. Изображение не должно быть больше 800×600, если оно не занимает весь слайд

Добавляйте изображения с помощью «Вставить изображение»

Если вы копируете и вставляете изображения в слайд-шоу, используя комбинацию клавиш «Ctrl + C и Ctrl + V» или перетаскивая их, PowerPoint может изменить формат этих изображений на BMP. Этот формат изображений намного больше, чем тоже самое изображение в формате JPG.

Вставьте изображения с помощью параметра «Вставить изображение» в меню PowerPoint.

Изображение останется в своем первоначальном формате, возможно сохраняя некоторые дополнительные данные.

Не добавляйте специальные шрифты в презентацию

Встраивание шрифтов включает в себя специальные шрифты в презентации как часть документа. Если шрифт не имеет особого значения для темы презентации, рассмотрите возможность использования стандартных шрифтов и отключите возможность их встраивания.

1. Откройте вкладку «Файл» и нажмите «Параметры».

2. В окне параметров нажмите на вкладку Сохранить. Снимите флажок «Вставить шрифты в файл».

3. Нажмите «ОК».

Используйте ссылки на видео вместо самого видео

Если вы не отправляете презентацию кому-то другому, вы можете сохранить большой объем данных, ссылаясь на видео, а не встраивая их. Перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите кнопку «Мультимедиа», чтобы просмотреть параметры.

Включите сжатие медиа-файлов для уменьшения размера PowerPoint

Наконец, чтобы максимально уменьшить размер презентации, сожмите медиа-файлы, используя меню файлов.

1. Нажмите «Файл» —> «Сведения».

2. Нажмите на «Размер носителя и производительность».

3. Выберите качество, которое вы хотите. Интернет-качество обычно достаточно для большинства презентаций.

4. После выбора нужного качества начинается сжатие.

РЕКОМЕНДУЕМ:
Как узнать сколько времени потрачено на работу с документом Word

Заключение

В следующий раз, когда вам нужно будет создать презентацию PowerPoint, чтобы поделиться с другими, выполните некоторые или все эти шаги, чтобы обеспечить меньший размер файла. Он будет работать более плавно и будет легче отправлять в электронном виде.